Effektive Delegation

Leonardo Brücke

Delegation verteilt die Last auf ein System wie die obige Leonardo Brücke. Komplexe Systeme sind deshalb dann besonders erfolgreich, wenn Kontrolle im System strukturiert verteilt wird. Was technische System angeht, hat man dies schon lange erkannt. Deshalb ist kein einziges komplexes System (Rechner Architektur, fliegende Systeme, moderne Auto Steuerungen, Sicherheitssysteme etc..) heute hierarchisch aufgebaut.

Management Systeme, Organisationen, Behörden etc. sind dagegen sehr häufig noch hierarchisch strukturiert. Hierarchie scheint den Menschen das Gefühl von Sicherheit zu geben. Beim großflächigen Delegieren scheinen Menschen zu fürchten, diese Sicherheit zu verlieren. Das scheint sowohl für den Delegierenden aber auch für den Delegationsempfänger zu gelten!

Führungskräfte und Projektleiter haben bei dem Gedanken zu delegieren und sich ein Team selbst organisieren zu lassen, häufig Sorge, die Kontrolle zu verlieren. Dazu kommt die, durch Delegation Einfluss und Macht zu verlieren. Dabei ist genau das Gegenteil der Fall: Delegation erhöht den Einflussbereich, wie wir am Ende des Artikels sehen werden

Aber auch Delegationsempfänger tun sich häufig schwer mit der neuen Verantwortung umzugehen, insbesondere, wenn Ihnen die zuständige Adler Rolle z.B. von Ihrem Vorgesetzten übertragen wird. Delegieren muss vom Delegierenden und vom Delegationsempfänger gelernt werden.


Delegierender und Delegationsempfänger müssen Vertrauen aufbauen


Wenn sich beide vertrauen, ist Delegation meist einfach, dann treffen z.B. Mitarbeiter aufgrund Ihrer detaillierten Fachkompetenz oft bessere Entscheidungen als Ihre Führungskräfte.

Delegation gelingt schrittweise und umso besser, je mehr Vertrauen aufgebaut wurde.

Jurgen Appelo schlägt dazu in seinem Buch Managing for Happiness insgesamt 7 Stufen der Delegation vor, die ich im Folgenden aus Sicht des „Ich Erzählers“ als Delegierender beschreibe:

Sieben Stufen der Delegation

1 Mitteilen/ Informieren: Ich treffe eine Entscheidung für andere und erkläre ggf. auch meine Beweggründe. Eine Diskussion darüber, ist weder gewünscht noch erwartet.

Beispiel: ich treffe die Entscheidung, dass mein Sohn (8 Jahre alt) jetzt Mathe lernen soll und schicke ihn in sein Zimmer.

2 Begründen/Verkaufen: Ich treffe eine Entscheidung für andere und erkläre meine Gründe. So gebe ich das Gefühl von Beteiligung, die anderen können die Beweggründe verstehen und daraus lernen.

Beispiel: Ich teile meinem Sohn (9) mit, dass er heute unbedingt Mathe lernen muss. Ich erkläre, dass morgen die Schularbeit stattfindet und er bis eben die Algebra Aufgabe nicht lösen konnte und daher jetzt etwas tun muss.

3 Konsultieren: Ich frage vorab nach Input und Vorschlägen, um dann eine Entscheidung treffen zu können, die die Meinungen der beteiligten Menschen respektiert.

Beispiel: Ich frage meinen Sohn (14), welche Schularbeiten anstehen und wo er aus seiner Sicht noch Schwächen habe. Danach bitte ich ihn, Mathe zu lernen. – Anmerkung- ich weiß ab jetzt hinken die Beispiele, da sie die Pubertät nicht berücksichtigt.

4 Einigen: Ich beginne eine Diskussion mit allen Beteiligten und wir erreichen als Gruppe bezüglich der Entscheidung einen Konsens.

Beispiel: Ich berede mit meinem Sohn (16) welche Themen ihm in Mathe besonders schwerfallen, wir vereinbaren am Abend das Differenzieren zu üben.

Ab dem folgenden Level überschreiten wir nun eine Schwelle des Delegierens. Bis jetzt war ich noch der zuständige Adler, stelle also selbst sicher, dass alles seinen notwendigen Gang geht. Am Beispiel: ich sehe meine Fürsorgepflicht als Vater noch im Vordergrund. Ich gehe nicht davon aus, dass er am Abend automatisch kommt, um mit mir Differenzieren zu üben, frage also sicherheitshalber rechtzeitig nach.

Ab der nächsten Stufe übergebe ich den Adler an meinen Sohn, stehe aber zunächst noch als C also zu Konsultierender zur Verfügung. Betrachten wir also die verbleibenden 3 Stufen

5 Empfehlen: Ich biete anderen meine Meinung an und hoffe darauf, dass diese auf meine weisen Worte hören. Die Entscheidung wird aber von den anderen und nicht von Ihnen getroffen.

Beispiel: Ich bespreche mit meinem Sohn (17) die letzte Vorbereitung auf das Abi. Ich mache ihm den Vorschlag, sich den „Schaum – Übungen zur Stochastik“ zu besorgen, der habe mir auch sehr geholfen.

6 Erkundigen: Ich überlasse die Entscheidung den anderen und bitten diese anschließend darum, mich von der Weisheit ihrer Entscheidung zu überzeugen.

Beispiel: Ich frage meinen Sohn (19) für welchen Beruf er sich entschieden habe und wie er gerade darauf kam (idealerweise ergebnisoffen ohne verzogenen Mundwinkel)

7 Delegieren: Ich überlasse anderen die Entscheidung und will auch gar keine weiteren Details darüber wissen, weil mich das unnötig belasten würde.

Beispiel: ich nehme an der Hochzeit meines Sohnes (35) teil und bezahle diese.

Die Sieben Delegationslevel – dargestellt in einer RACI Matrix

Durch Delegieren in mehreren Stufen verteilt sich Last und Kontrolle fließend auf das gesamte Teamnetzwerk.

Die linke RACI Matrix hängt schief. Die gesamte Last hängt bei „mir“. Die Rechte Matrix ist ausbalanciert

Falls eine RACI Matrix so unausgeglichen ist, wie die linke Tabelle, also der Teamleiter die Zuständigkeit komplett behält und nichts delegiert, dann kann die Methode Delegation Poker von Jurgen Appelo helfen, dies zu verbessern. Mehr dazu lesen Sie hier.

Effektive Delegation unter Berücksichtigung von Fähigkeiten uns Auslastung macht uns als Team wesentlich flexibler und weniger störanfällig und damit agiler und leistungsfähiger.